Авансовый отчет (форма по ОКУД 0504049) (Приложение N 1 к Приказу Министерства финансов Российской Федерации от 23 сентября 2005 г. N 123н),

Авансовый отчет – основной отчетный документ для сотрудников, которым организацией были выданы денежные суммы. Авансовый отчет аргументирует расходование полученных денег.

Представленная форма 0504049 утверждена к использованию в бюджетных организациях. Данный бланк авансового отчета двусторонний. Для не государственных предприятий (организаций) установлена форма АО-1, которую также можно приобрести в нашем магазине.

Авансовый отчет заполняет работник, являющийся лицом, обязанным предоставить отчет, в течении 3-х дней после приезда из командировки. На лицевой стороне сотрудник записывает свои данные и заполняет графы, в которых необходимо указать фактически использованные суммы. Указываются даты получения денег. В авансовый отчет вносятся данные о документах, которые подтверждают расходы. Прилагаемые документы должны пронумеровываться в том порядке, в котором они внесены в авансовый отчет.

Часть данных в авансовый отчет вносится бухгалтером. Бухгалтер проверяет приложенные документы, верность заполнения и обоснованность использования средств. Руководство данной госорганизации заверяет отчет своей подписью.Расшифровка подписей обязательна. Проверенный и утвержденный документ является основанием для проведения операции списания средств в порядке, предусмотренном в бухгалтерском учете.

При использовании выданных сумм возможен их перерасход. Средства компенсируются сотруднику данной формы отчета. В этом случае используется расходный ордер. Излишки возвращаются работником в кассу. В этом случае используется приходный ордер.

Деньги не могут предоставляться сотрудникам не погасившим задолженность по прошлому авансу. Также, запрещено передавать выданные подотчетные средства третьим лицам.

Авансовый отчет содержит также сведения об использовании средств в иностранной валюте. Сумма параллельно учитывается в эквиваленте к рублю. Используется курс Центрального банка.