Журнал кассира-операциониста КМ-4.

Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4) - это основной документ, отражающий движение наличных денежных средств в операционной кассе магазина. Его заводят для каждого кассового аппарата отдельно. Журнал кассира-операциониста КМ-4 шнуруют, нумеруют и скрепляют подписями руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью, после чего журнал заверяется в ИФНС налоговым инспектором. Все записи в журнале ведет кассир-операционист в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой.  Записи подтверждают подписями кассир, администратор организации, старший кассир. Если в Журнал кассира-операциониста КМ-4 вносят исправления, то они должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. На обложке журнала кассира-операциониста КМ-4 необходимо указать реквизиты организации (ИП), коды (ОКПО, ОКУД), информацию о контрольно-кассовой машине, период, на который заводится журнал, должность, фамилию, имя, отчество лица, ответственного за ведение Журнала кассира-операциониста.
Журнал кассира-операциониста КМ-4 должен храниться в непосредственной близости от кассового аппарата, так как при налоговых проверках кассовой дисциплины инспектор в первую очередь требует предоставить журнал кассира-операциониста, карточку регистрации кассового аппарата и проверяет наличные денежные средства в кассовом ящике, их соответствие с текущим X-отчетом. Поэтому логично, если журнал будет находиться все-таки непосредственно у кассира-оператора.

В графе №1 - указывается текущая дата.
В графе №2 - номер отдела (секции). Это необходимо в том  случае, если ККМ обслуживает несколько торговых секций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки.
В графе №3 - фамилия, имя и отчество кассира-операциониста.
В графе №4 - необходимо поставить прочерк.
В графе №5 - указывается номер Z-отчета, соответствующего текущей дате, который обязательно печатается на самом отчете и имеет сквозную нумерацию от 1 и далее. Не смущайтесь, если встретите в некоторой документации термины «номер сменного гашения», а также «счетчик, регистрирующий количество переводов суммирующих денежных счетчиков на нули», они обозначают все тот же номер Z -отчета.
В графе №6 - показания счетчика ККМ «Необнуляемый нарастающий итог» на начало смены, которые указываются в Z-отчете.
Показания на начало дня - это те же показания, что и на вечер предыдущего дня. Если выручки нет, то показатели счетчиков ежедневно повторяются и заверяются подписью представителя администрации предприятия.
В графах №7 и №8 соответственно - подписи кассира-операциониста и администратора (старшего кассира).
В графе №9 - показания счетчика ККМ «Необнуляемый нарастающий итог» на конец смены. Называется этот счетчик по-разному для различных контрольно-кассовых машин, например: «главный суммирующий денежный счетчик», «нарастающий итог», «итого», «итоговый счетчик», «гросс-итог» (последнюю формулировку Вы можете увидеть в приведенном ниже образце Z-отчета).
В графе №11 - сумма наличных денежных средств (выручка).
В графах №12 и №13 соответственно - количество платежных документов (банковских чеков и т.п., если они принимаются организацией) и их общая сумма, оплаченная по этим документам. При отсутствии данных документов графы №12 и №13 не заполняются, необходимо поставить прочерки.
В графе №14 - указывается общая сумма выручки (№11 + №13).
В графе №15 - отражается сумма денег, возвращенная покупателям по неиспользованным (в т.ч. ошибочно пробитым) чекам. Сумма граф №14 и №15 должна соответствовать сумме, указанной в графе №10.
В графах №16, №17 и №18 - подписи соответствующих должностных лиц организации.

Журнал кассира-операциониста КМ-4 заполняется полностью до последней страницы, и только потом Вам необходимо привезти его в налоговую инспекцию для получения отметки-штампа о его «гашении». Одновременно нужно привезти новый прошитый/ пронумерованный журнал кассира-операциониста, и, написав заявление на его оформление, получить очередную отметку-разрешение инспектора уже на новом экземпляре.
Старый Журнал кассира-операциониста КМ-4 храните у себя 5 лет. Всю хронологию записей в новом журнале продолжаете в обычном режиме, стартовые суммы там начинаются с конечной итоговой суммы в предыдущем журнале, то есть все время идет нарастающий итог независимо от количества использованных во времени журналов.
Менять незаконченный журнал кассира-операциониста КМ-4 по истечении календарного года на новый не обязательно, если только Вы сами этого не захотите, законом это не запрещается.